葛瑞絲的部落格

這樣做，可以讓你不拖延

  你不可能完成所有的工作，越是希望一次完成所有工作，越會讓事情延宕不前。如果你是「我要完成所有工作」類型的拖延者，在每次忙得不可開交時，就提醒自己：

‧我不可能完成所有的工作。

‧必須要有所取捨了。

‧該把工作交給其他人做，以減輕自己的壓力了。

‧該選擇目標了。

‧該有輕重緩急之分了！把這件事情擺在第一位，其他的事情放一邊。

  別抱著「我要完成所有的工作」的想法，那最後只會讓你一無是處。你必須要有智慧的去完成必須完成的工作，放棄沒必要做的事。

  無論是什麼事情，一旦壓力大到令我們感到難以承受，或者可能沒有時間和精力獨力完成整個工作時，就會產生拖延情緒，什麼也不想做。這時，你必須要花些時間，確定自己出發的方向及推動工作的步驟，以免投入大量的時間與精力後，卻徒勞無功。就好像你決定要去旅行，你除了必須知道目的地之外，還需要一份地圖以便設計前進的路線，並且弄清楚你必須徒步或乘坐交通工具。                                        
  當面對一份重大且複雜的工作時，有效率的做法是：把工作分割為幾個小單位，再依各單位擬定工作步驟清單。理清重大、繁雜工作的細枝末節後，就要集中精力「邁出第一步」，把所有心思集中在接下來要處理的那些小清單的工作，然後檢視一下清單上的其他步驟，看看哪些步驟根本沒有辦法實現，哪些步驟的工作可以簡化，哪些工作可以委託給他人做，哪些步驟的工作是可以跳過但並不會影響整個工作的進行與結果。寫下工作清單，才知道該做什麼，它除了讓你的工作更有效率外，還有以下的優點：

‧幫助你記住要做的事情。

‧幫助你組織、整理自己的思路，並把抽象的事情具體化。

‧隨時幫助你盤點工作進度。

‧激發你的工作熱情與前進的力量。

‧幫助你確立目標。

‧保持你專注力。

‧享受刪除已完成的工作時的成就感。

  有時候，工作不僅只是需要擬定步驟與計畫，還需要收集各方面相關的資訊，進行成本估算、考察資金來源，那麼最順利且有效率的方法就是：建立一個可攜式工作中心。買一個多層文件夾和活頁計事本，凡是與這項工作有關的各種資訊，都可以記錄在記事本中，或存放在文件夾的夾層中。凡是與目前的工作有關的東西，如收據、圖紙、小冊子、照片、剪報、圖表、報價單等，都存放在文件夾中。假如你必須把工作資料從辦公室帶回家，或從一個地方轉移至另一個地方，只要把所有資料收集完整，訧可隨身攜帶，隨時要翻閱都沒問題。

  利用倒數的方式推算工作時間，讓工作的節奏更清楚、明確。從真正的最後期限開始，逆時推演至現在。同時，把整個工作分成若干部分，針對每個部分設定階段性的期限。從最後的期限著手，倒數計時，最後形成以時間為順序的工作計畫。在你倒數計時一項工作時，發揮想像力，預見可能發生的事情，這樣可以使你從細節著手，避免重大錯誤。                                        
  根據你的工作習慣安排工作行程表，就能達到個人最佳的工作效率。不論是習慣於早晨或晚上工作的人，只需要根據自己的工作習慣而定即可。另外，不論你有多麼的忙碌，也會有零散的十分鐘或二十分鐘的空閒時間，可利用這些零碎時間，如擬定計畫、檢查行程表、打簡短電話、和朋友聯繫、隨手翻閱一本雜誌，看看是否值得一讀…，善加利用寶貴的零碎時間。                                        
  花點時間仔細思考、寫下每個工作步驟、聽聽別人的看法、發揮你的想像力。停留在腦中的工作計畫不夠具體，細節部分也模糊，但當你把所思考的步驟寫下來時，它們會變得越來越清楚和有條理。利用幾分鐘的時間，在腦中勾勒一下將要開始的工作；思考一下每個步驟；想想會需要用到哪些工具、文件或表格；哪些人與這項工作有關。一旦在腦中勾勒好了將要進行的工作，你會發現一切將進展得非常順利。                                        
  做任何工作都不要盲目躁進，應該要養成計畫的好習慣。當你接手一項工作時，先別急著跳進工作裡，花上幾分鐘時間想一想，把你的思路和安排寫下來，同時找別人討論這項工作，充分利用最有效的計畫工具，發揮你的想像力。每天早上花點時間計畫一天的工作，在執行時就不會浪費時間。一旦養成先謀而後動的好習慣時，你就永遠不會被拖延毛病所牽制。 

cr：別拖延了，討厭的工作就這樣做！

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