葛瑞絲的部落格

資料文件整理的要訣

  電腦裡的文件，會用資料夾來分類，紙本文件也可用類似的方式，將內容相關的文件變成一個檔案，放在透明的文件夾或牛皮紙袋，在同一個位置標註裡面放了什麼樣的資料。

聰明整理的七要訣：

1.要考慮的不是如何收納，而是「如何使用」。

  一般的桌邊櫃有三層，上層的抽屜最靠近手邊，容易拉出，裡面的東西容易取得，但容易堆放太多經常使用的東西；中層抽屜離手邊近，加上有深度，使用方便，但因為距離不遠不近、容量不大不小，最容易浪費空間；下層抽屜非常深，是唯一可放有高度的東西的地方。如果加以規劃收納，會大大增加工作效率。

  我們可以把上中下三層抽屜各區分成三個區塊，分別放經常使用的東西、偶爾才用的東西、很少用到的東西，在這9個區塊中可依擁有的物品及使用情況，將最常使用的東西，選擇放在靠近手邊的位置。例如：

  整理的方法會隨工作內容和立場而改變，沒有適合每個人的萬用法則。只要掌握基本重點，依時依事做調整，就會找到最適合自己的整理方法。

  個人如果是為了便於工作才來整理，愈常使用的東西愈應該放在手邊，原則有：